"Va bene" non è accettazione. Nell'ordine di una macchina formatrice di scatole, l'accettazione dovrebbe significare una cosa: la macchina soddisfa i criteri concordati in anticipo, in condizioni di prova concordate in anticipo, con il risultato registrato e firmato. In questo articolo viene trattato il pacchetto di documenti da richiedere e i termini di accettazione da concordare con il proprio fornitore prima della firma dell'ordine.
Cosa dovrebbe significare "accettazione" in un ordine di macchina
L'accettazione è il momento in cui si sposta la responsabilità: la macchina non è più “il progetto del fornitore” ma parte della tua produzione. Se quel momento è definito da un cenno verbale alla fine di una giornata di messa in servizio, ogni controversia successiva – sulla produzione, sulla qualità della scatola o sui tempi di inattività – non ha alcun punto di riferimento rispetto al quale essere giudicata.
Concordare tre cose prima di firmare l'ordine:
I criteri dovrebbero risalire alla linea di base approvata: il disegno e il campione della scatola approvati. Conserva il numero di versione del disegno nel file dell'ordine: ogni controllo successivo fa riferimento ad esso.
| Parte | Cosa concordare |
|---|---|
| Criteri | Ciò che la macchina deve dimostrare, espresso in termini misurabili: scatole realizzate secondo il campione approvato, dimensioni entro le tolleranze del disegno approvato, produttività sostenuta nelle condizioni di prova concordate. |
| Condizioni | Quale pannello, adesivo, operatori e servizi utilizzeranno il test e per quanto tempo durerà. |
| Prove | Chi registra i risultati e quale documento firmano entrambe le parti. |
Concordare il disegno della scatola e il riferimento del campione
FAT vs SAT: cosa dimostra ogni test
Gli acquirenti spesso trattano i test in fabbrica e in sede come lo stesso evento con un codice postale diverso. Dimostrano cose diverse e un ordine chiaro le usa entrambe.
Per entrambi i test, registrare le stesse cose: data, materiali utilizzati, impostazioni, risultati di output e qualità, deviazioni e firme di entrambe le parti. Chiedi in anticipo cosa controlla il tuo fornitore prima della spedizione, e chiedi come verrà scritto e condiviso il report FAT.
| Punto | FAT: test di accettazione in fabbrica | SAT: test di accettazione del sito |
|---|---|---|
| Dove e quando | Presso lo stabilimento del fornitore, solitamente prima della spedizione. | Presso la vostra sede, dopo l'installazione. |
| Cosa dimostra | La macchina è completa e assemblata correttamente: forma sulla scheda le scatole del campione approvato e gli ingegneri del fornitore possono adattarlo e dimostrarlo. | Prestazioni nelle vostre condizioni reali: i servizi, la scheda e gli operatori con cui conviverà la macchina. |
| Ciò che non può dimostrare | Come si comporta la macchina con la tua potenza, la tua aria e i tuoi materiali, installata dal tuo team. | Se la macchina funziona bene se il sito non è pronto: un'esecuzione SAT su una fornitura d'aria marginale mette alla prova il compressore, non la macchina. |
| Record da concordare | Il campione della scatola, la scheda e i punti di prova e il modo in cui verrà scritto e condiviso il rapporto FAT. | Lo stesso insieme di documenti, più il verbale SAT firmato. |
Il pacchetto di documenti da richiedere
Le macchine arrivano con documenti in stati di completezza molto diversi e "invieremo tutto" non è un elenco di documenti. Elenca il pacco nel contratto e controlla ogni articolo al momento della consegna:
Le informazioni sulle certificazioni si trovano nella nostra pagina di certificazione; chiedi lì o attraverso la pagina dei contatti se hai bisogno di documentazione per un mercato specifico. Concordate in anticipo quali documenti verranno consegnati in formato cartaceo, quali in formato elettronico e in quali lingue – e registrate chi presso la vostra sede li riceve e li archivia.
| Documento | Cosa controllare |
|---|---|
| Manuali di uso e manutenzione | Coprendo impostazioni, regolazioni e attività di routine. |
| Disegni elettrici e di layout | Le versioni effettivamente utilizzate per costruire la macchina. |
| Record di parametri e impostazioni | Dalla messa in servizio e dai test. |
| Rapporto FAT | E, più tardi, il verbale SAT firmato. |
| Elenco dei pezzi di ricambio | Con le parti soggette ad usura identificate. |
| Registro della formazione | Chi è stato formato, su cosa e quando. |
| Disegno della scatola approvato e riferimento al campione | La linea di base su cui è stata impostata la macchina. |
Esaminare la certificazione e la documentazione della macchina
Clausole di accettazione su cui vale la pena concordare
Questa non è una consulenza legale e il tuo team contrattuale dovrebbe rivedere la formulazione. Ma da un punto di vista tecnico, tre clausole separano un’accettazione regolare da un’accettazione a tempo indeterminato:
Scrivere queste clausole in base ai criteri del test, non come standard a sé stanti. Una clausola che dice "accettata quando sono soddisfatti i criteri dell'Allegato X" è più forte di una che dice "accettata in caso di operazione riuscita", perché punta a un documento già concordato da entrambe le parti.
| Clausola | Cosa concordare |
|---|---|
| Gestione delle deviazioni | Come vengono classificati i guasti riscontrati durante il test, la scadenza per la loro chiusura e se la macchina viene accettata con pezzi aperti o solo dopo un nuovo test. |
| Ritestare i termini | Chi paga per un nuovo test e cosa succede se un nuovo test è necessario perché le condizioni del sito, e non la macchina, hanno causato il guasto. |
| Link di accettazione e pagamento | Quale fase di pagamento e quale data di inizio della garanzia viene attivata dal rapporto SAT firmato anziché dalla data di spedizione. |
FAQ: il pagamento finale dovrebbe dipendere dall'accettazione?
Il pagamento finale dovrebbe dipendere dall'accettazione?
Molti acquirenti collegano la fase di pagamento finale – e l’inizio della garanzia – a un rapporto di accettazione firmato anziché alla spedizione. I fornitori che si aspettano questo accordo possono pianificarlo; i fornitori che ne vengono a conoscenza dopo l'emissione della fattura non possono farlo.
Quando dovrei alzarlo?
Durante la negoziazione dell'ordine, insieme al piano FAT/SAT e al pacchetto di documenti di cui sopra, la documentazione e il piano di pagamento vengono concordati nella stessa conversazione con la macchina.
Prendi gli elenchi di questo articolo, segna quali documenti e clausole sono importanti per la tua linea e inviali prima della firma dell'ordine.
Invia il tuo documento e i requisiti di accettazione a Jason Chen